Auditmethode brengt kwaliteit in organisaties op hoger niveau

De Brown Paper Audit is een nieuwe auditmethode waarmee denkkracht in organisaties wordt geactiveerd en positieve energie wordt omgezet in daadkrachtige verbeteringen. Door toepassing van de audit worden kwaliteit en samenwerking in een organisatie naar een hoger niveau getild.

Emiel Kort, Jan Bert van de Water en Niek Verkade ontwikkelden de Brown Paper Audit.

Kwaliteit managen

Emiel Kort legt uit wat de methode bijzonder maakt en hoe organisaties vaart kunnen brengen in het managen van kwaliteit.

‘Met de Brown Paper Audit worden mensen die met elkaar samenwerken uitgenodigd om processen en onderliggende procedures in groepsverband uit te werken en te toetsen aan de praktijk’, zegt Emiel. ‘Daarbij verschuift de focus van controleren naar actief verbeteren.’

Uitgangspunt is dat via de audit een proces wordt uitgewerkt door de mensen die er mee werken. De groep doorloopt een aantal stappen om verbeterkansen te benoemen en om te zetten naar doelen en acties die zij zelf oppakken.

Emiel: ‘De praktijk toont aan dat traditionele auditvormen soms te weinig ruimte bieden om HLS-thema’s als leiderschap, verbetering van proces en resultaat en communicatie op een effectieve manier bespreekbaar te maken. Brown Paper Audit biedt die ruimte wel en verlaagt de drempel voor collega’s om mee te doen.’

Medewerkers zich eerder betrokken

Door de ongedwongen aanpak voelen medewerkers zich eerder betrokken en kunnen vanuit hun expertise en ervaring bijdragen aan verbetering. Het maakt dat de audit geen moeten, maar willen wordt.

De ruim 200 bedrijven die tot nu toe kennis hebben gemaakt met de Brown Paper Audit richten hun auditcyclus anders in. Emiel: ‘Zij wisselen
 de klassieke audit af met de Brown Paper-systematiek. De methodes versterken elkaar. De eerste in feitelijkheden en bewijzen en Brown Paper Audit in het vinden van oorzaken die de organisatie in staat stelt zich continu te verbeteren.’

De Brown Paper Audit voltrekt zich met een vel bruin papier, stiften en een stapel post-its. Met deze hulpmiddelen en een concreet stappenplan kunnen de deelnemers hun gedachten, wensen en gevoelens kwijt. En dat werkt ook in dit digitale tijdperk.

Laagdrempelig

Emiel Kort: ‘Onze aanpak maakt het laagdrempelig. We hebben het digitaal geprobeerd, maar dat komt neer op met z’n allen staren naar een scherm. Papier, stiften en post-its maken de audit actief en daarmee dynamisch. De digitale middelen van nu zijn nog niet zo zover ontwikkeld om dezelfde beleving te creëren.’

De bedenkers van Brown Paper Audit constateren dat steeds meer organisaties toe zijn aan vernieuwing. Bedrijven die al geruime tijd zijn gecertificeerd, komen stil te staan als het aankomt op het intern toetsen van kwaliteitssystemen.

Emiel: ‘Kwaliteitsfunctionarissen zijn afhankelijk van input uit de organisatie. De afstand tussen kwaliteitsmanagement en de business zien we steeds groter worden. We horen kwaliteitsmensen zeggen dat ze behoefte hebben aan vernieuwing en verfrissing om het werk leuk te houden voor zichzelf en de organisatie.’

Omgaan met discussies en emoties

Brown Paper Audit biedt medewerkers tijd en ruimte uitgebreid met elkaar in gesprek te gaan, zaken te bespreken en zich hardop af te vragen hoe de kwaliteit van de organisatie kan worden verbeterd.

Emiel: ‘Goede begeleiding helpt structuur aan te brengen en om te gaan met weerstand en emoties. Dat zijn gevoeligheden die besproken moeten worden als je kwaliteit wilt verbeteren. Bij taaie kwesties kunnen mensen dichtklappen. Maar bedrijven laten zich daardoor niet afschrikken. Goede begeleiding maakt het verschil. Dat vraagt om andere vaardigheden dan die voor een klassieke audit zijn vereist.’

Zelf ervaren

Dit artikel kun je ook lezen op de website van Manual Master. Nieuwsgierig geworden? Je kunt deze verfrissende auditmethode zelf ervaren in de workshop gegeven door Brown Paper Audit. De laatste workshop van dit jaar wordt gegeven op 10 december en er zijn nog maar een paar plekken beschikbaar. Lees meer over de workshop of meld je aan!

Geplaatst in Geen categorie.