Want zeg nou zelf, wie heeft er nog nooit een interne audit meegemaakt waarbij van alles misgaat? Het is altijd een stressvolle situatie en er gaat altijd wel iets fout. Daarom heb ik vijf noodverbandjes voor je op een rijtje gezet die je vaak kunt gebruiken tijdens interne audits.

1. Mensen komen niet op tijd, neem iemand anders maar. Dit is een veelvoorkomend probleem bij interne audits. Mensen komen te laat opdagen en dit kan de planning flink in de war schoppen. De oplossing? Neem gewoon iemand anders mee! Er is vast wel iemand beschikbaar die wel op tijd kan zijn.
2. Mensen zijn niet ingelezen in de procedure. Dit is een klassieker. Het is belangrijk dat iedereen die betrokken is bij de interne audit op de hoogte is van de procedure. Als dit niet het geval is, kan dit leiden tot grote problemen. Gelukkig kun je hier snel wat aan doen. Geef iedereen een korte samenvatting van de procedure en voorkom zo verdere chaos.
3. Auditor is zelf niet voorbereid. Het is natuurlijk niet de bedoeling dat de auditor zelf niet goed voorbereid is. Dit kan leiden tot een nog grotere chaos. De oplossing? Een goede voorbereiding! Zorg dat de auditor alles op orde heeft voordat de audit begint. Een goede voorbereiding is immers het halve werk.
4. Afspraak verkeerd gepland. Ook dit kan een flinke domper zijn tijdens de interne audit. Een afspraak verkeerd plannen kan voor heel wat problemen zorgen. De oplossing? Zorg voor een duidelijke planning en communiceer deze goed met alle betrokkenen. Zo voorkom je dat afspraken verkeerd worden gepland.
5. Last-minute wijzigingen. Last-minute wijzigingen kunnen voor veel verwarring zorgen tijdens de interne audit. Het is daarom belangrijk dat er duidelijke afspraken zijn gemaakt over eventuele wijzigingen. Zorg dat iedereen op de hoogte is van de afspraken en voorkom zo onnodige stress.

Zo, dat waren de vijf noodverbandjes die je vaak kunt gebruiken tijdens interne audits. Natuurlijk zijn er nog veel meer situaties denkbaar waarin je EHBA nodig hebt. Maar met deze vijf tips kom je al een heel eind. Dus onthoud: EHBA – Eerste Hulp Bij Auditen

Als interne auditor kun je op verschillende manieren impact maken binnen een organisatie. Hier zijn enkele tips:

1. Wees proactief: Neem het initiatief om auditplannen te ontwikkelen die gericht zijn op de belangrijkste risico’s en kansen van de organisatie. Identificeer potentiële verbeteringen en kom met suggesties om processen, systemen en beleid te optimaliseren.
2. Bouw sterke relaties op: Werk samen met andere afdelingen en teams binnen de organisatie om een breed scala aan inzichten te krijgen en te begrijpen hoe verschillende onderdelen met elkaar verbonden zijn. Bouw een vertrouwensrelatie op met belanghebbenden op alle niveaus van de organisatie, van het management tot de operationele medewerkers.
3. Toon onafhankelijkheid en objectiviteit: Als interne auditor is het belangrijk om onpartijdig en objectief te zijn bij het uitvoeren van audits. Dit betekent dat je eerlijk en kritisch moet zijn bij het beoordelen van processen en controles, en geen belangenconflicten moet hebben die je oordeel kunnen beïnvloeden.
4. Communiceer effectief: Rapporteer duidelijk en beknopt je bevindingen en aanbevelingen aan het management en andere belanghebbenden. Gebruik begrijpelijke taal en wees bereid om vragen te beantwoorden en verdere toelichting te geven om ervoor te zorgen dat je boodschap goed wordt begrepen.
5. Wees innovatief: Zoek naar manieren om nieuwe audittechnieken en -tools toe te passen om efficiëntere en effectievere audits uit te voeren. Blijf op de hoogte van nieuwe ontwikkelingen en best practices in het vakgebied van interne audit en de industrie waarin de organisatie opereert.
6. Focus op waardecreatie: Ga verder dan alleen het identificeren van fouten en overtredingen, en richt je op het creëren van waarde voor de organisatie. Doe aanbevelingen die kunnen leiden tot verbeteringen in de bedrijfsvoering, risicobeheer en governance, en help de organisatie om positieve veranderingen door te voeren.
7. Wees een veranderagent: Help de organisatie om auditbevindingen om te zetten in concrete acties en verbeteringen. Wees bereid om veranderingen aan te bevelen en te ondersteunen, en werk samen met de betrokken partijen om ervoor te zorgen dat aanbevelingen daadwerkelijk worden geïmplementeerd.
8. Blijf leren: Interne audit is een continu veranderend vakgebied. Blijf jezelf ontwikkelen door trainingen, certificeringen en professionele netwerken om up-to-date te blijven met de nieuwste trends en ontwikkelingen. Hoe meer kennis en expertise je hebt, hoe groter je impact als interne auditor zal zijn.

Door deze benaderingen te volgen, kun je als interne auditor een significante impact maken binnen je organisatie door het verbeteren van processen, het identificeren van risico’s en kansen, en bij te dragen aan de algehele effectiviteit van de organisatie.

De brown paper audit is een methode die vaak wordt gebruikt om bedrijfsprocessen te beoordelen en te verbeteren. Het is vooral goed toepasbaar binnen normen van ISO omdat het helpt om het proces van documentatie, beoordeling en verbetering van bedrijfsprocessen te ondersteunen. Hieronder staan vier voorbeelden van ISO-normen waarvoor de brown paper audit goed toepasbaar is:

ISO 9001: Deze norm voor kwaliteitsmanagementsystemen vereist dat bedrijven hun bedrijfsprocessen continu verbeteren. De brown paper audit kan worden gebruikt om deze processen te beoordelen en te identificeren waar verbeteringen kunnen worden aangebracht.

ISO 14001: Deze norm voor milieumanagementsystemen vereist dat bedrijven hun milieuprestaties beoordelen en verbeteren. De brown paper audit kan worden gebruikt om bedrijfsprocessen te beoordelen op hun impact op het milieu en om te identificeren waar verbeteringen kunnen worden aangebracht om de milieuprestaties te verbeteren.

ISO 27001: Deze norm voor informatiebeveiligingsmanagementsystemen vereist dat bedrijven hun informatiebeveiligingsprocessen beoordelen en verbeteren. De brown paper audit kan worden gebruikt om deze processen te beoordelen en te identificeren waar verbeteringen kunnen worden aangebracht om de informatiebeveiliging te verbeteren.

ISO 45001: Deze norm voor gezondheids- en veiligheidsmanagementsystemen vereist dat bedrijven hun gezondheids- en veiligheidsprocessen beoordelen en verbeteren. De brown paper audit kan worden gebruikt om deze processen te beoordelen en te identificeren waar verbeteringen kunnen worden aangebracht om de gezondheids- en veiligheidsprestaties te verbeteren.

Interne audits zijn een belangrijk onderdeel van het beheersen van processen en het verbeteren van de kwaliteit van een organisatie. Ze kunnen echter ook tijdrovend en complex zijn, vooral als ze niet op de juiste manier worden aangepakt. Gelukkig zijn er verschillende manieren om interne audits slimmer te laten verlopen, zodat ze effectiever en efficiënter zijn. Hier zijn vijf tips om te overwegen:

1. Stel duidelijke doelen en scope vast: Voordat je aan een audit begint, is het belangrijk om duidelijk te hebben wat je wilt bereiken en welke processen en systemen je wilt beoordelen. Dit zal helpen om de audit gerichter en efficiënter te laten verlopen.
2. Gebruik een gestandaardiseerd auditformulier: Door een gestandaardiseerd auditformulier te gebruiken, kun je ervoor zorgen dat alle belangrijke informatie wordt verzameld en dat de audit op een consistente manier wordt uitgevoerd. Dit kan ook helpen om de resultaten van de audit gemakkelijker te vergelijken en te analyseren.
3. Betrek medewerkers in het auditproces: Het betrekken van medewerkers in het auditproces kan helpen om betere resultaten te behalen. Dit kan bijvoorbeeld door het aanbieden van training of het vragen om input van medewerkers tijdens de audit.
4. Maak gebruik van technologie: Er zijn verschillende technologische hulpmiddelen beschikbaar die je kunnen helpen om interne audits sneller en efficiënter te laten verlopen. Bijvoorbeeld door het gebruik van software om audits te automatiseren of door het gebruik van mobiele apps om auditgegevens te verzamelen en te verwerken.
5. Stel actieplannen op en volg ze op: Na afloop van een audit is het belangrijk om actieplannen op te stellen om verbeterpunten aan te pakken. Zorg ervoor dat deze actieplannen op de juiste manier worden uitgevoerd en volg de vooruitgang op om ervoor te zorgen dat de verbeterpunten daadwerkelijk worden aangepakt.

Door deze tips in overweging te nemen, kun je ervoor zorgen dat interne audits slimmer en efficiënter verlopen, wat kan leiden tot betere resultaten en een hogere kwaliteit voor je organisatie.

Eind augustus 2021 verzorgde Emiel en Naõmi een training aan een enthousiaste groep kwaliteitsmedewerkers van de Zorgcirkel. Deze training vond plaats op de historische locatie in Fort Beemster.
Een interactieve training die door de deelnemers gewaardeerd als een ‘zeer waardevolle en heel praktisch’. De deelnemers maakte kennis met de methodieken, oefenden in de begeleiding en bereidden zelf een aantal onderwerpen voor om de audits straks zelf te kunnen doen.

De ‘Brown Paper Audit’ kan gezien worden als een energieke en vernieuwende methodiek, welke auditen veel minder statisch maakt. In plaats van het 1-op-1 gesprek en het naleven van het principe ‘’eis is bewijs’’ ga jij tijdens deze groepssessies met teamleden in gesprek over hoe processen nog beter zouden kunnen verlopen. Door interactief en in groepsverband aan de slag te gaan, ontstaat er verbinding tussen belangrijke proces-verantwoordelijken. Dit is niet enkel van meerwaarde voor de continue verbetering van een organisatie maar ook zeker voor de teamgeest!

Hebben jij en jouw collega’s ook interesse in deze vernieuwende methodiek?
Neem vooral contact met ons op!

Wij faciliteren met veel plezier, zoals te zien is op de foto

Op 28 januari organiseren we een webinar. Cindy en Naõmi laten je graag zien hoe procesbeschrijvingen waarde kunnen toevoegen. Voor diegene die procesbeschrijvingen nog in Word en Visio opmaken en onderhouden is dit een enorme versneller!