Het gaat er niet om wat je zeg, maar om hoe je het zegt. Dit beweert Richard Chambers, COO van een instituut in de VS voor interne audits. Lees hieronder hoe je als organisatie kunt werken naar verbeteracties en ontdek dé BrownPaperAudit.
Ervaar je als KAM medewerker, coördinator of manager dat de verbeteracties verkeerd of zelfs niet binnen jouw organisatie worden uitgevoerd? Volgens Richard is hier een simpele en logische oplossing voor.
Maak het verschil met interne audits
Volgens Chambers zorgt het goed communiceren en schrijven van interne audit rapporten voor meer betrokkenheid bij interne audits. Hierdoor worden alle verbeteracties binnen de organisatie uitgevoerd en alle verbeterkansen benut. Uiteraard wil elke kwaliteitsmanager dit. Maar hoe communiceer je de verbeteracties nu het beste? Volgens Richard Chambers zorgen de volgende ’10 things not to say in an internal audit report’ voor hèt verschil.
Wat je niet moet zeggen bij interne audits
- “Het management zal dit moeten overwegen”
- “Het lijkt dat”, “Er is gebleken dat” of “Onze indruk is dat”
- “Heel belangrijk”, “Overduidelijk” of “Super veel”
- “Alles”, “Helemaal niks”, “Nooit” of “Altijd”
- “Ja, maar dat ligt aan…”
- “Het management heeft niet goed gehandeld”
- “Hoi, ik ben een auditer”
- “Transactiecontroles”
- “Wij hebben gevonden dat…”
- “Deze aanbevelingen zijn een super oplossing”
Interne audits met daadwerkelijke actiepunten
Formuleer naar actie. Communiceer direct met harde feiten en probeer niet te veel indruk te maken met te veel overtreffende woorden. Kortom, benoem je actiepunten. Zorg ervoor dat je neutraal en niet aanvallend communiceert. Je doel is tenslotte om stappen vooruit te maken en niet om achteruit te kijken. Presenteer jezelf als één van de managers van het verbeteringsproces en niet als een stoffige auditer, dit ben je tenslotte ook niet.
Ontwijk de traditionele ‘interne audit taal’ en houd het simpel en eenvoudig voor de hele organisatie. Communiceer het belangrijkste doel van je interne audit en dit is vast en zeker: actie.
Werken naar verbeteracties met dé Brown Paper Audit
Met dé Brown Paper Audit ga je samen met het team of afdeling aan de slag met post-its en een groot vel bruin papier. Je gaat samen de procestaken doorspreken met behulp van de centrale vragen:
- Wat gaat goed?
- Wat kan er beter?
Vanuit deze vragen verloopt de interne audit gestructureerd en formuleer je samen directe verbeteracties. Bovendien komen harde feiten, vragen en onduidelijkheden tijdens de Brown Paper Audit direct aan bod.
Trouwens, de stoffige auditer ben je zeker niet. Je gaat namelijk zelf met de medewerkers aan de slag en hoeft niet het stoffig handboek vast te houden.
Lees hier het artikel van Richard Chambers.
Aan het werk met dé Brown Paper Audit
Laat je inspireren tijdens de inspiratiemiddag en meld je hiernaast aan.
Leer hoe je zelf aan de slag kan gaan met dé Brown Paper Audit en schrijf je hiernaast in voor de training.