Wat is een externe audit?

Wanneer je jouw certificaat wil halen voor bijvoorbeeld de nieuwe ISO 9001:2015 norm, krijg je te maken met externe audits. Wat is een externe audit? In dit artikel leggen we je uit wat dit inhoudt, en geven we je handige tips waar je rekening mee kunt houden bij een externe audit.

Wat is een externe audit?

Een externe audit is nog wel eens verschillend van opzet. Hieronder worden een aantal onderdelen beschreven die een externe audit bezit:

• De medewerkers moeten op de hoogte zijn van het managementsysteem.
• Besluiten en actiepunten moeten aantoonbaar zijn, bijvoorbeeld in een verslag of een actielijst.
• Tijdens een externe audit wordt niet alleen gecheckt of medewerkers de procedure volgen, maar ook of deze medewerkers allemaal dezelfde werkwijze volgen.

Een belangrijke reden om externe audits toe te passen is dat er een onafhankelijke partij vaststelt dat jouw organisatie voldoet aan de normeisen. Wanneer de organisatie voldoet aan de bijkomende wet- en regelgevingen van de betreffende norm, kan een certificaat afgegeven worden aan de organisatie. Je kan als organisatie vervolgens aantonen dat je aan de eisen en normen voldoet. Externe audits worden altijd herhaald na een bepaalde periode. Deze herhaalperiode is bij de meeste certificatieschema’s 1 keer per jaar.

De externe auditor is van een onafhankelijke certificeringsinstelling en geef dus geen advies. De auditor stelt vervolgens alleen vast of de organisatie aan de normeisen voldoet en waar eventueel tekortkomingen zitten in het kwaliteitsmanagementsysteem voor het behalen van de certificaat. De onafhankelijkheid van de externe auditor is belangrijk, omdat de certificatiecheck objectief moet zijn.

Hoe gaat de externe audit in de praktijk?

Een externe audit voor bijvoorbeeld ISO 9001 is een proces waarbij een onafhankelijke derde partij (de auditor) de kwaliteitsmanagementsystemen van een organisatie beoordeelt en verifieert of deze voldoen aan de eisen van de ISO 9001-norm.

De audit kan worden uitgevoerd door een externe certificeringsinstantie of door een interne auditor van een andere organisatie. De opzet van de audit omvat meestal de volgende stappen:

1. Plan: De auditor maakt een auditplan waarin de doelstellingen, scope en auditcriteria worden vastgesteld.
2. Voorbereiding: De auditor vraagt om documentatie en informatie die nodig is voor de audit en bepaalt welke medewerkers hij of zij wil spreken tijdens de audit.
3. Uitvoering: De auditor voert de audit uit, waarbij hij of zij de documentatie beoordeelt, interviews afneemt en observaties doet van de processen in de organisatie.
4. Rapportage: De auditor stelt een auditrapport op met bevindingen, conclusies en aanbevelingen voor verbetering.
5. Follow-up: De organisatie moet vervolgens de nodige acties ondernemen om eventuele tekortkomingen aan te pakken en verbeteringen door te voeren. Bij een vervolgaudit zal de auditor controleren of deze acties zijn uitgevoerd en of de organisatie nog steeds voldoet aan de eisen van de norm.

Tip: bereid een externe audit voor met de Brown Paper Audit

De Brown Paper Audit is een verfrissende interne audit methode, waarbij bedrijfsprocessen inzichtelijk worden gemaakt samen met de betrokken medewerkers en/of managers. Het is een hulpmiddel om interne audits te koppelen aan een verbetertraject en gedragscomponenten binnen het proces. Een goede voorbereiding op de externe audit dus!