Wat doet een auditor?

Wat doet een auditor?

Een audit kan op veel verschillende manieren onderdeel uitmaken van de bedrijfsvoering van een organisatie. Het uitvoeren van een interne audit wordt door organisaties gezien als een verplicht onderdeel van het kwaliteitsmanagementsysteem. Dit heeft vaak tot gevolg dat de uitvoering én opvolging van de interne audits voor verbetering vatbaar is. In de praktijk zien wij dat interne audits niet altijd optimaal benut worden. Hieronder bespreken we eerst het doel en de noodzaak van interne audits, daarna gaan we in op de taken van een interne auditor.

Om te begrijpen wat de taken van een interne auditor of kwaliteitsmanager precies inhouden is het belangrijk om te begrijpen wat een interne audit is. Een audit is niets anders dan een meetmoment. Een audit kan verschillende doelen hebben zoals het toetsen van een proces in de praktijk, het verbeteren van het bedrijfsresultaat of het herverdelen van taken en bevoegdheden.

De doelen van een audit zijn eindeloos, dit zijn slechts een aantal voorbeelden. Een interne audit is een meetmoment binnen de eigen, interne organisatie. Het betreft dan ook collega's onder elkaar. Samen ga je het gesprek aan over samenwerking, procesbeheersing en risicofactoren. Een interne audit bespreekt in ieder geval hoe een proces op papier zou moeten gaan, hoe het in de praktijk verloopt en de mogelijke verbeterpunten die worden gezien.

Wat zijn de taken van een auditor?

Een auditor of kwaliteitsmanager is de functiebenaming voor degene die dagelijks bezig is met kwaliteit in de organisatie. In de praktijk is kwaliteit de verantwoordelijkheid van elk individu in de organisatie. Een auditor of kwaliteitsmanager is het aanspreekpunt binnen de organisatie wanneer het gaat over kwaliteit.

In veel organisaties zit een verschil tussen een interne auditor en de kwaliteitsmanagers. Ook taken van een interne auditor kunnen per organisatie sterk verschillen. We bespreken eerst de belangrijkste taken van de interne auditor. De interne auditor is verantwoordelijk voor:

• Het voorbereiden en uitvoeren van interne audits
• Het opstellen van de auditrapportage met bevindingen en voorstellen voor verbeteringen
• Het terugkoppelen van de uitkomsten aan de persoon/afdeling waar de interne audit is uitgevoerd
• Het rapporteren van de uitkomsten van de interne audit aan de kwaliteitsmanager
• Het bewaken en beoordelen van verbeteracties uit de interne audits

Wat doet externe auditor dan?

Een interne auditor is in dienst van het bedrijf zelf, terwijl een externe auditor buiten de organisatie staat. De interne auditor controleert o.a. de organisatie, processen en interne rapportages binnen een bedrijf. Ook controleert hij de arbeidsomstandigheden, veiligheid en milieu. De externe auditor zal na controle altijd een terugkoppeling geven naar de organisatie door middel van een rapportage.

Mocht de externe auditor een belangrijk risico of een tekortkoming hebben geconstateerd dan kan deze een minor aanmaken in het rapport. Een minor betekent dat er niet geheel voldaan is aan het kwaliteitscertificaat. Het is dan aan de organisatie om de minor aan te pakken en te gaan verbeteren. Bij een volgende controle zal de minor gecontroleerd worden. Bij goedkeuring zal het bedrijf het kwaliteitscertificaat mogen behouden. Er zijn meerdere minors mogelijk binnen een certificering.

Een bedrijf kan een externe auditor inhuren om bijvoorbeeld financiële verslagen, interne rapporten of bedrijfsprocessen te controleren en te bewaken. Het inhuren van een externe auditor om de interne auditoren te controleren en begeleiden komt ook voor.