Tips voor het maken van een auditplanning

Ieder managementsysteem wordt onderhouden door het afnemen van interne audits. Hierdoor is te beoordelen of het managementsysteem van de organisatie conform de norm is ingericht en of processen lopen zoals ze zijn beschreven. Het identificeren van potentiële verbeteringen staat hierbij centraal. Op deze pagina vind je 5 tips voor het maken van een auditplanning.

Tip 1 - Maak een 3 jaren auditplan

Een certificering wordt vaak iedere drie jaar opnieuw getoetst door een externe partij. De auditplanning waarin alle processen van de organisatie getoetst worden, is vaak gebaseerd op een jaar. Het kan voorkomen dat niet alle processen kunnen worden doordat daar geen tijd voor is. Het opstellen van een driejarige planning verdeeld alle processen over deze jaren. Hierdoor is het gevaar dat processen alleen even kort besproken worden doordat er geen tijd is voor een kwalitatieve evaluatie minder.

Tip 2 - Focus op risicovolle processen

Het onderscheid tussen risicovolle en niet risicovolle processen moeten ook gemaakt worden. Dit noemt met risk-based auditen. De risicovolle processen beoordeel je daardoor vaker. Het onderscheid maken tussen bestuurlijke processen, ondersteunende processen en primaire processen helpt in het beoordelen van risicovolle en minder risicovolle processen. Bestuurlijke processen kan je een keer per drie jaar beoordelen, ondersteunende processen een keer per twee jaar en primaire processen een keer per jaar.

Tip 3 - Ieder kwartaal een interne audit

Organisaties kiezen er vaak voor om audits een keer per jaar uit te voeren. Dit wordt dan vlak voor de externe audit gedaan als laatste check. De tijdsdruk en prestatiedruk is dan onnoemlijke hoog, waardoor dit stres met zich mee kan brengen. Het gevaar is dat de interne audit dan niet bijdraagt aan het continue verbeteren van processen. Het uitvoeren van een interne audit per kwartaal zorgt ervoor dat er meer tijd is om processen uitgebreid te beoordelen en de druk is dan minder.

Tip 4 - Communiceer je auditplanning met de organisatie

Kondig een audit op tijd aan. Voor een goede, inhoudelijke audit is het raadzaam om audits van te voren aan te kondigen. Hierdoor ontstaat er meer committent en kan er beter inhoudelijk op processen worden ingegaan.

Tip 5 - Pas je auditplanning aan op je bevindingen

Wanneer je een planning maakt op basis van drie jaar, moet je er wel voor zorgen dat je de planning bijschaaft aan de hand van de resultaten die uit de interne audits komen. Wanneer er uit een interne audit komt dat een proces niet goed loopt, kan je deze frequenter auditen. Goed lopende processen kan je dan minder auditeren.

De Brown Paper Audit als interne audit

De Brown Paper Audit is een effectieve methode die eenvoudig toe te passen is binnen de bestaande auditcyclus.

Specifiek voor procedures of processen met meerdere betrokkenen helpt de Brown Paper Audit met het verbeteren van samenwerking, het voorkomen van risico's en het verhogen van kwaliteit.

Ontwikkel meer enthousiasme voor interne audits
Combineer meerdere 1-op-1 audits in één sessie
Verschuif van controleren naar actief verbeteren
Betrek je collega's op een leuke manier