Procesaudit

Wat is een procesaudit?

Een procesaudit is een type audit waarbij de nadruk ligt op het beoordelen van de effectiviteit en efficiëntie van de processen binnen een organisatie. Het is een gestructureerde en systematische evaluatie van de processen en procedures die worden gebruikt om producten of diensten te leveren.

Tijdens een procesaudit wordt gekeken naar de manier waarop processen zijn ontworpen, gedocumenteerd en uitgevoerd, om te bepalen of deze voldoen aan de vastgestelde normen, richtlijnen en vereisten. Het doel van een procesaudit is om verbeterpunten en kansen voor optimalisatie te identificeren, zodat de organisatie haar processen kan verbeteren en efficiënter kan werken.

Een procesaudit kan intern worden uitgevoerd door medewerkers van de organisatie zelf, of extern door een onafhankelijke partij zoals een certificeringsinstantie. Het resultaat van de audit wordt vastgelegd in een rapport, waarin de bevindingen, conclusies en aanbevelingen worden beschreven.

Aanpak van een Procesaudit

Een procesaudit bestaat uit verschillende stappen en thema’s. Door middel van onderstaande checklists kan je eenvoudig een procesaudit voorbereiden, uitvoeren en borgen. Onze ervaring is dat onderstaande punten helpen in het succesvol voorbereiden afnemen en borgen van een procesaudit

Voorbereiden van een procesaudit 

De voorbereiding bepaalt in grote mate het succes van een audit. Neem de volgende dingen in acht bij de voorbereiding van een procesaudit:

• Denk na over de doelstelling van de procesaudit. Een te grote scope zorgt voor minder details en inzicht.
• Gebruik een begrijpelijk en eenvoudige structuur zoals de Brown Paper Audit
• Nodig alle benodigde deelnemers op tijd uit voor de sessie
• Verstuur een aankondig en manage van tevoren de verwachtingen
• Vraag deelnemers zichzelf voor te bereiden op de procesaudit en de gekozen doelstelling

Uitvoeren van een procesaudit

Ook tijdens het uitvoeren van een procesaudit kan een checklist je helpen of ondersteunen om het proces beter te begeleiden. Gebruik onderstaande tips om jouw procesaudit beter uit te voeren:

• Geef ruimte voor meningen maar vraag door naar concrete feiten
• Sluit tijdens een procesaudit discussies netjes af
• Maak gebruik van een parkeerbord of flipover om niet relevante discussies te parkeren

Borgen van een procesaudit

Na de procesaudit is het belangrijk om de gevonden afwijkingen of bedachte maatregelen om te zetten naar concrete actiepunten. Onderstaande stappen helpen hierbij:

• Maak goede afspraken rondom acties en actiehouders
• Koppel uitkomsten uit de procesaudit altijd terug aan alle aanwezigen
• Zorg overzicht en voortgang van de actiepunten naar de eerdere deelnemers
• Geef terugkoppeling ook als actiepunten langer duren dan verwacht
• Koppel besluiten rondom actiepunten die niet worden doorgezet of afgewezen terug