Belangrijke punten bij een auditbegeleiding zijn onder andere dat de voorbereiding afgestemd wordt met de opdrachtgever, waardoor het doel hetzelfde is vanuit het perspectief van de opdrachtgever en de auditbegeleider. Daarnaast moet afgestemd worden welke medewerkers er betrokken zullen worden bij de auditsessie.
Benodigdheden voor auditbegeleiding
Voor een auditbegeleiding zijn een aantal criteria van belang:
- Genoeg ruimte
Genoeg ruimte met een lange wand voor een groot vel papier is belangrijk. Zo creëer je interactie met alle betrokkenen van het proces en wordt je interne audit vanzelf leuker en vernieuwender. - Flipover
Een flipover voor interactie en alle belangrijke besproken onderwerpen is een uitstekend hulpmiddel voor het leiden van een interne audit. Zo zorg je er als interne auditor voor dat geen enkel belangrijk onderwerpen, dat aan bod komt, gemist wordt. - Genoeg tijd voor iedereen
Plan een hele middag voor een audit. Dit zorgt ervoor dat er voldoende tijd is voor het uitwerken van de processen. Daarnaast kunnen de verbeterpunten goed in kaart gebracht worden.
Zonder structuur geen richtlijn...
Structuur zorgt ervoor dat de betrokkenen van de interne audit, die jij uitvoert, altijd weten waar ze aan toe zijn en wat wel bij het betreffende onderwerp past en wat niet. Zo houd je zelf als interne auditor het lijntje vast en hoef je niet continu als discussieagent te spelen, omdat voor iedereen duidelijk is wat er op dat moment wordt besproken en wat er nog aan bod gaat komen.
- Bied structuur
Door van te voren een agenda op te stellen en om deze ruim van te voren rond te sturen, zorg je ervoor dat de structuur van de interne audit voor iedereen van te voren duidelijk is en dus dat iedereen zich goed kan voorbereiden op de interne audit. - Notulist
Wijs een notulist aan, zodat alle belangrijke gespreksonderwerpen tijdens de auditbegeleiding opgeschreven kunnen worden en naderhand doorgelezen kunnen worden. - Voorzitter
Ben een voorzitter die alles strak in de hand houdt en ervoor zorgt dat iedereen om de beurt hun zegje kan en durft te doen.
