Interne audit checklist en vragenlijst

Waarom een audit checklist?

Interne audits kunnen zeer waardevol zijn voor de organisatie. Een goed voorbereide en uitgevoerde audit geeft inzicht in hoe processen lopen. Een audit checklist zorgt ervoor dat aspecten vanuit de norm op een juiste manier worden getoetst en mogelijke afwijkingen aan het licht komen. Hierdoor kunnen processen geoptimaliseerd worden.

Specifiek voor procedures of processen met meerdere betrokkenen schiet een audit checklist vaak te kort. Je kunt dan beter werken met een Brown Paper Audit die meer aandacht heeft voor het verbeteren van samenwerking, het voorkomen van verspilling en het verhogen van (klant)waarde.

Doel van een audit checklist

Het doel van interne audits is naast het optimaliseren van processen, het voldoen aan de ISO-standaarden. De Brown Paper Audit is in te zetten voor de volgende gecertificeerde normen: ISO 9001, ISO 14001 / 26000, VCA * / VCA ** / OHSAS 18001 en BRL 6000.
De checklist is een middel voor de audit en niet een doel op zich om volledig af te vinken.

Voorbeeld vragenlijst interne audit ISO9001

Hieronder zijn een aantal voorbeeldvragen of een voorbeeld vragenlijst voor een interne audit op basis van ISO 9001:2015:

1. Algemeen

• Is het kwaliteitsmanagementsysteem gedocumenteerd en beschikbaar voor alle medewerkers?
• Is de scope van het kwaliteitsmanagementsysteem duidelijk omschreven?
• Is er een duidelijke verantwoordelijkheid en bevoegdheid voor het kwaliteitsmanagementsysteem en de daarbij behorende processen?

2. Context van de organisatie

• Heeft de organisatie de interne en externe context vastgesteld en geëvalueerd?
• Heeft de organisatie de behoeften en verwachtingen van belanghebbenden geïdentificeerd en geëvalueerd?

3. Leiderschap

• Is het topmanagement betrokken bij het kwaliteitsmanagementsysteem?
• Zijn er duidelijke kwaliteitsdoelstellingen vastgesteld?
• Worden er regelmatig kwaliteitsreviews uitgevoerd?

4. Planning

• Is er een plan voor het bereiken van de kwaliteitsdoelstellingen?
• Worden er risicoanalyses uitgevoerd voor de processen en activiteiten?
• Wordt er rekening gehouden met wijzigingen in de interne en externe context bij het maken van plannen?

5. Ondersteuning

• Is er voldoende personeel en middelen beschikbaar voor het kwaliteitsmanagementsysteem?
• Worden medewerkers voldoende opgeleid en getraind?
• Is er een duidelijke communicatie en informatievoorziening binnen de organisatie?

6. Uitvoering

• Worden de processen uitgevoerd conform de procedures?
• Worden de producten en diensten conform de specificaties geleverd?
• Is er sprake van continue verbetering van de processen?

7. Evaluatie van prestaties

• Worden prestaties regelmatig geëvalueerd en gemeten?
• Wordt er actie ondernomen bij afwijkingen en tekortkomingen?
• Wordt er voldoende feedback verzameld van klanten en belanghebbenden?

8. Verbetering

• Worden verbetermogelijkheden geïdentificeerd en geëvalueerd?
• Wordt er actie ondernomen om de prestaties te verbeteren?
• Wordt er voldoende geleerd van fouten en afwijkingen om herhaling te voorkomen?

Let op: dit is slechts een voorbeeld en geen uitputtende lijst van vragen. Afhankelijk van de omvang en complexiteit van de organisatie en het kwaliteitsmanagementsysteem kunnen aanvullende vragen nodig zijn.