Veel nieuwe inzichten tijdens de inspiratiemiddag

De inspiratiemiddag op 26 juni 2017 was wederom een inspirerende middag met als thema: interne audits anders aanpakken. Zowel voor de deelnemers als voor onszelf was het een interactieve middag dat begon met een marshmallow challenge en eindigde met veel nieuwe inzichten over hoe je interne audits op een totaal nieuwe manier kunt aanpakken.

Lees verder

Alexandra Lingen – Kwaliteitsmanager

Even voorstellen

Alexandra werkt bij Cyclus NV. Dit is een afvalbedrijf dat werkt in opdracht van bedrijven en overheden aan een schone, hele en veilige leefomgeving. Cyclus NV is gespecialiseerd in het samenspel tussen afvalbeheer enerzijds en het dagelijks onderhoud van de openbare ruimtes en (bedrijfs)terreinen anderzijds. Vanaf 1995 is Alexandra werkzaam als interne auditor. Ervaring met interne audits heeft ze dus zeker! Ze doet ongeveer 10 audits per jaar. Dit komt uit op 220 interne audits in haar leven. Dat zijn er nog al wat…vind je ook niet?

Vraag 1: Wat vind je het leukst aan de functie: interne auditor?

Alexandra vindt het leuk om continu bezig te zijn met het verbeteren van de kwaliteit van bedrijfsprocessen. Hiertoe behoort onder andere het kijken naar wat bedrijven willen bereiken, wat beter kan, waar minder fouten gemaakt kunnen worden en hoe onnodige kosten voorkomen kunnen worden. Ook vindt ze het leuk om continu met verschillende functierollen te maken te hebben.

Soms hoor ik vóór de interne audit van de betrokkenen dat ze geen idee hebben over wat beter kan binnen het bedrijfsproces. Na doorvragen blijkt dat ze tóch wel degelijk hier een idee over hebben. Het is de kunst voor mij, als interne auditor, om deze verbeterpunten boven water te krijgen.

Vraag 2: Wat vind je belangrijk aan jouw functie?

Als interne auditor vindt Alexandra het belangrijk om:

  • samen met de betrokken medewerkers tot verbeteracties te komen.
  • geen politieagente te gaan spelen.
  • medewerkers in hun waarde te laten.

Goede communicatieve vaardigheden vindt Alexandra een belangrijk eigenschap voor interne auditors. Je moet namelijk met verschillende functierollen goed kunnen discussiëren. Ook moet je analytisch kunnen denken en processen goed kunnen herkennen.

De betrokkenen moeten uiteindelijk zelf met de verbeteracties aan de slag gaan. Daarvoor is het belangrijk dat de betrokken medewerkers niet verdrinken in de waan van de dag.

Ik zie mij als een hulpmiddel om betrokken medewerkers te laten zien wat er beter kan. Het is hierbij de kunst om de roze bril even af te zetten en zonder vooroordelen de interne audit in te gaan.

Vraag 3: Met welke functierollen heb je te maken?

Als interne auditor heb ik met alle functierollen binnen de organisatie te maken, van de directeur tot aan vuilnismannen en straatvegers.

Vraag 4: Wat zijn jouw uitdagingen als interne auditor?

Alexandra vindt het een uitdaging om de hele organisatie mee te krijgen in het kwaliteitsmanagement en de organisatie zo ver te krijgen dat verbeteracties ook daadwerkelijk uitgevoerd worden. Het is een uitdaging om echt resultaat te behalen, zodat de PDCA cirkel rond is.

Als interne auditor blijft het een uitdaging om de betrokken medewerkers te motiveren en ze mee te krijgen met de interne audit en het verbeterproces.

Vraag 5: Wat zie je veranderen in de wereld van kwaliteitsmanagement?

Als interne auditor ziet Alexandra dat kwaliteitsmanagement steeds belangrijker wordt en dat het steeds meer een centrale rol binnen de organisatie krijgt. Toen ze als kwaliteitsmanager begon, waren kwaliteitsmanagers vaak degenen die lang binnen het bedrijf werkten en veel kennis en ervaringen hadden. Nu is een kwaliteitsmanager vaker iemand met specifieke kennis en ervaring die hiervoor gestudeerd heeft.

Het valt mij op dat de kwaliteitsmanager steeds meer de spin in het web wordt op het gebied van risico’s, verbeteringen, doelstellingen en resultaten. De kwaliteitsmanager probeert steeds meer de PDCA cirkel rond te krijgen.

Vraag 6: Wat zijn jouw wensen als kwaliteitsmanager?

Mijn wens is dat kwaliteitsmanagement en LEAN zich samen verder ontwikkelen. Daarnaast hoop ik dat de hele organisatie kwaliteitsmanagement herkent als een basis voor een goede bedrijfsvoering.

Mijn wens is ook dat bedrijven geen kwaliteitsmanager meer nodig hebben, nadat ik als kwaliteitsmanager langs ben geweest. Dit is dan omdat de interne kwaliteitsmanagers hun taken goed oppakken en omdat alle verbeteracties de juiste resultaten hebben gegenereerd.

Vraag 7: Wat heeft de Brown Paper Audit binnen jouw organisatie verandert?

De Brown Paper Audit methode is een uitstekend hulpmiddel voor Alexandra om interne audits met een heel team uit te voeren en om bedrijfsprocessen samen met de groep in kaart te brengen.

De Brown Paper Audit zorgt ervoor dat medewerkers zich niet gecontroleerd voelen en dat de medewerkers zichzelf als het waren kunnen interviewen. Ze schrijven zelf hun bedrijfsactiviteiten op en herkennen zelf waar de fouten in het proces zitten. De medewerkers kunnen zelf zien waar het goed gaat en waar het beter kan.

Door de Brown Paper Audit wordt het bedrijfsproces gevisualiseerd, verschillende processen worden samengebracht en de checklists zijn minder belangrijk.

kwaliteitsmanager