Er valt wat te kiezen – Training Kwaliteitsmanagement

We merken dat onze visie op kwaliteitsmanagement steeds breder gedragen wordt. Regelmatig krijgen we de vraag of we naast de Brown Paper Audits ook ondersteuning kunnen bieden bij andere aspecten van kwaliteitsmanagement.
Het antwoord hierop is ja! Onze visie en werkvormen met bruin papier zijn toepasbaar op verschillende gebieden en dat zie je terug in ons nieuwe trainingsaanbod dat na de zomer van start gaat!

Onze visie
Het valt ons op dat veel organisaties worstelen met het levend houden van managementsystemen. Als de sleur er een beetje inkomt kunnen audits en andere activiteiten meer als een verplicht nummer worden gaan voelen. Papier en praktijk gaan dan teveel uit elkaar lopen. Het is ons doel om audits en kwaliteitsmanagement weer onderdeel te maken van de business en organisaties te laten zien waar kwaliteitsmanagement leuker en effectiever kan.

De insteek van onze programma’s
Bij Brown Paper Audit geloven wij in groepssessies. Een gezamenlijk beeld vormen en ideeën generen leidt tot draagvlak voor verbetering. Door met meerdere personen in gesprek te gaan ontstaat een eenduidig beeld. Wij geloven ook in de kracht van bruin papier en post-its. Een sterk visueel hulpmiddel om met elkaar in gesprek te gaan en daadwerkelijk verbetering te realiseren.

Interactief aan de slag
Onze trainingen bevatten een gezonde dosis methode en theorie en laten je interactief aan de slag gaan. We bereiden je voor om zelf sessies te begeleiden in je eigen organisatie. Het is ook mogelijk dat wij bij jouw eerste sessie aanwezig zijn om je te begeleiden en te voorzien van feedback om je rol nog beter te pakken.

Om de kennis uit onze trainingen volledig te benutten en je verder te ontwikkelen in procesbegeleiding, raden we onze deelnemers aan om de vervolgtraining Vaardigheden en Groepsgedrag te volgen. Deze training sluit aan op alle eendaagse trainingen en richt zich op de persoonlijke vaardigheden die nodig zijn in de praktijk. Alles wat je nodig hebt om groepen te begeleiden en waardevolle resultaten te boeken in je sessies. Een fijne aanvulling!

Naast onze unieke visie op kwaliteitsmanagement geloven wij ook in individuele aandacht. Zo is er in onze training altijd ruimte voor jouw persoonlijke leerdoelen en ontwikkeling. Met het benutten van inzichten uit jouw eigen organisatie spitsen we de training toe op de persoonlijke situatie. Geen enkele organisatie is hetzelfde, elke situatie is uniek!

Tot na de zomer?

Met enthousiaste groet,

Emiel, Jan-Bert, Marjolein en Inge!

Auditor in Beeld – Jetske Smits-Filemon

Jetske Smits – Filemon werkt bij Zorgcentrum Het Bildt en is daar zeven jaar werkzaam als kwaliteitscoördinator. Zorgcentrum Het Bildt is een van de laatste zelfstandige verzorgingstehuizen op twee locaties gevestigd in Friesland. Het Bildt levert een breed scala aan zorg, zowel intramuraal als extramuraal. Ook de zorgvraag varieert bij het centrum van laag tot hoog. Het doel? De cliënt de beste zorg bieden die mogelijk is.
Wij sprake Jetske over haar functie als kwaliteitscoördinator in dit dynamische vakgebied, trends en ontwikkelingen in de zorg en over haar ervaring met anders auditeren.

Hoe ben je in het vakgebied kwaliteit terecht gekomen? 

Ik ben een lange tijd geleden begonnen in het ziekenhuis. Ik heb voor mijn huidige functie meer secretariële- en ondersteunende functies gehad. Uiteindelijk ben ik in de ouderenzorg terecht gekomen als managementassistent. Dit was in de tijd dat normeringen zoals de Harmonisatie Kwaliteitsbeoordeling in de Zorgsector (HKZ) opkwamen. De vraag naar kwaliteitsmedewerkers steeg toen en ik ben een opleiding gaan volgen. Zo ben ik terecht gekomen in het kwaliteitsmanagement.

Wat vind je leuk aan kwaliteitsmanagement?

Veel mensen denken bij kwaliteitsmanagement als gauw aan veel protocollen en regels, deze moeten echter niet het doel zijn maar hulpmiddelen. Ik vind het juist leuk om met groepen mensen, in teams te werken en gezamenlijk doelen te bereiken.
Ik vind het belangrijk om te achterhalen wat mensen echt nodig hebben om hun vak uit te kunnen voeren. Regelgeving en processen zijn daarin belangrijk, maar het is ook belangrijk dat medewerkers mee doen en mee kunnen denken. Het leukst aan kwaliteitsmanagement is dat het een taak is van de gehele organisatie. Het is niet alleen mijn taak, maar iedereen heeft een aandeel. Dat maakt het werk heel dynamisch.

Wat vind je minder leuk aan kwaliteitsmanagement?

Wat ik in de praktijk vaak zie is dat kwaliteitsmanagement als een bijzaak wordt gezien. Er is niet altijd urgentiebesef om zaken werkelijk te gaan verbeteren. Zo loop je in dit vakgebied weleens tegen weerstand aan.

Hoe bereid jij interne audits voor?

Voor wij kennis maakten met de Brown Paper Audit hadden wij een andere werkwijze. Toen gingen we vooral de protocollen, werkwijze en overige informatie bekijken. Aan de hand daarvan stelden we een vragenlijst op en gingen we in gesprek met medewerkers hierover.

Inmiddels zijn we druk bezig om de Brown Paper audit methodiek te implementeren. In de voorbereiding betrekken we de medewerkers met de juiste inhoudelijke kennis. We kijken naar het proces op papier en zoeken daar de juiste medewerkers bij.
In de organisatie hebben wij gemerkt dat er met de Brown Paper Audit minder voorbereidingstijd nodig is. Wij werken in duo’s om de interne audits voor te bereiden en uit te voeren.

Wat zijn jouw verantwoordelijkheden als kwaliteitscoördinator?

Mijn belangrijkste verantwoordelijkheden als kwaliteitscoördinator zijn vooral het adviseren van het management en het meedenken over zaken die verbeterd kunnen worden. Als kwaliteitsmanager ben je niet de eindverantwoordelijke van het kwaliteitsbeleid. De eindverantwoordelijken zijn uiteindelijk degene die de acties moeten aansturen of uit mogen voeren. Mijn rol zit vooral in de voorbereiding, het adviseren en het uitwerken van verbeterplannen en verbeteringen.

Wat zie jij veranderen in jouw wereld van kwaliteitsmanagement?

Er zijn meerdere trends te benoemen in kwaliteitsmanagement. Zo werd er vroeger erg op de protocollen gelet. Ik merk dat de ontwikkelingen in de ouderenzorg hard gaan. Zo worden de protocollen steeds vaker losgelaten door de certificerende instantie. Als je kijkt naar het Kwaliteitskader Verpleeghuiszorg zie je wel criteria opgesteld, maar je mag zelf vormgeven op welke manier deze geregeld zijn.

Ook zie je dat de cliënt zelf meer regie krijgt. Het is nu aan ons als organisatie de taak om persoonsgerichte zorg meer vorm te geven en hoe je dit doet mag je als organisatie grotendeels zelf bepalen. De certificerende instelling geeft ons daar ook de ruimte voor binnen de kaders.

Als derde trend is de laatste jaren de externe partij meer in de praktijk gaan toetsen. Eerst werd er vooral gelet of de protocollen en procedures aanwezig waren. Nu verschuift deze focus en wordt er meer gelet op de uitvoerende kant van de normering.

Als laatste ontwikkeling is te zien dat kwaliteit lager in de organisatie wordt belegd. Dat zie ik als ontwikkeling in onze markt. De visie is dat kwaliteit onderdeel van de dagelijkse werkzaamheden worden. Medewerkers moeten zelf nadenken over kwaliteit in de zorg en hoe dit te verbeteren.

Hoe ervaarde jij interne audits, voordat je begon met de Brown Paper Audit?

Voor mijn tijd hier werden interne audits ervaren als overhoringen. Het heeft even tijd gekost voordat mensen weer het vertrouwen kregen. Zelf heb ik de interne audits nooit als onprettig ervaren. Ik heb interne audits altijd uitgevoerd door open gesprekken te houden met medewerkers.
Bij interne audits ontbreekt soms de opvolging in onze organisatie. Ik hoop dat we met de Brown Paper Audit een verbeterslag kunnen maken om de opvolging beter te borgen, zodat verbetering ook daadwerkelijk worden doorgevoerd. Ook externe partijen kijken ook steeds vaker naar wat je gedaan hebt met de verbeterpunten uit een interne audit. Dit is een belangrijk aandachtspunt dat wij met de Brown Paper Audit hopelijk gaan verbeteren.

Wanneer is een interne audit voor jou geslaagd?
Als ik kijk naar de afgelopen maanden hebben we een verbeterslag gemaakt. Mijn inschatting is dat er bij 70-80% van de medewerkers draagvlak is ontstaan voor interne audits door de Brown Paper Audit. Een interne audit is voor mij geslaagd als de opvolging vorm krijgt. Een interne audit is voor mij ook geslaagd als medewerkers merken dat het proces beter loopt. Volgend jaar gaan we de Brown Paper Audits opvolgen en zien we hopelijk de verbeterslagen visueel terug.

Wat vind jij het belangrijkste onderdeel van een interne audit?

Ikzelf vind het fijn dat medewerkers meedenken en dat ze met elkaar evalueren. Het is belangrijk dat zij zich betrokken voelen bij kwaliteitsmanagement. Het belangrijkste vind ik dat de praktijk ook echt veranderd, zodat het proces beter gaat lopen, wat ten goede komt aan de medewerkers en de cliënten.

Hoe heb je de tweedaagse training van Brown Paper Audit ervaren?

De tweedaagse training vond ik erg leuk en nuttig. Ik ben in deze twee dagen aan de hand meegenomen in de methodiek. De training zelf is erg interactief. Je hoort niet alleen informatie, maar je leert ook gelijk hoe je het kunt toepassen.
Je krijgt theorieën en handvaten zoals non-verbale communicatie aangereikt om zelf aan de slag te kunnen.

De tussentijdse audit in de training is fijn. Zo kun je tussendoor nog hulp vragen. Ook krijg je gerichte feedback en verbeterpunten mee. Zo kun je jezelf blijven verbeteren en ontwikkelen. Ik vind het fijn dat er betrokkenheid blijft vanuit de trainers en dat je vragen kunt stellen. Alle mensen die de training hebben gevolgd hebben dit als positief ervaren. Nu moeten we aan de gang blijven en blijven oefenen!

Voor mijn collega’s is het fijn om concreet aan de slag te kunnen gaan. Met alleen papieren informatie is dat soms een grotere uitdaging. De training was interactief waardoor medewerkers kunnen oefenen en sneller leren.

Een kijkje achter de schermen: Robin deelt haar ervaring met de Brown Paper Audit

Bij Brown Paper Audit geloven we in de kracht van stagiaires en studenten. De frisse en scherpe blikken helpen ons als organisatie verder vooruit. Robin Schilders is een enthousiaste tweedejaars Bedrijfskunde studente aan de Avans Hogeschool in ’s-Hertogenbosch. Dit keer klopte Robin bij ons aan om een aantal dagen mee te kijken achter de schermen bij Brown Paper Audit. Die kans hebben wij niet laten liggen en we nodigde Robin uit om drie dagen met ons mee te lopen. Maar, wat vond Robin daar eigenlijk van?

Wat heb je allemaal gezien?

Ik heb een aantal dagen meegelopen met Emiel Kort. Samen met hem ben ik de eerste dag naar de Reclassering gegaan in Amsterdam. Ik heb meegekeken met een project dat Emiel daar begeleidt. Deze dag hebben we een primair proces in kaart gebracht en verbeteringen benoemd. Hier heb ik voor het eerst kennis gemaakt met een Brown Paper. Mijn tweede dag heb ik met Marjolein meegekeken achter de schermen van Brown Paper Audit. Marjolein heeft mij meegenomen door de administratieve taken en marketing- en communicatieactiviteiten van Brown Paper Audit.
De laatste dag heb ik deelgenomen aan de workshop die Brown Paper Audit organiseert. Tijdens de workshop heb ik mensen ontmoet uit het vakgebied die een verfrissende manier van auditeren zoeken.

Wat vond je ervan?

De Brown Paper Audit zou ik op de volgende manier omschrijven: een leuke, interactieve en nieuwe manier om processen in kaart te brengen, te optimaliseren en audits uit te voeren. Ik vind het interessant om te zien dat iedereen mee kan doen aan een audit. Ik heb nog weinig ervaring met kwaliteitsmanagement of audits, maar ook ik kon snel meedoen met de audit tijdens de workshop. De Brown Paper Audit is een frisse manier om bezig te zijn met audits. Op school leer ik hoe ik processen kan optimaliseren, dit is een waardevolle toevoeging daarop.

Wat heb je voor jezelf uit deze meewerkdagen gehaald?

Tijdens deze dagen heb ik ontdekt dat ik het vakgebied van kwaliteitsmanagement interessanter vind dan ik in het begin dacht. De Brown Paper Audit maakt het leuk om een audit uit te voeren. Zelf heb ik ook een Brown Paper Audit mogen begeleiden. Ik had niet verwacht dat ik dit zou kunnen. De methode maakt het eenvoudig om een interne audit uit te voeren, zelfs met weinig ervaring heb ik de audit begeleidt. Dit kan iedereen! Dus bij deze; als je nog een frisse manier van auditeren zoekt, ga voor de Brown Paper Audit!

In 30 minuten praten we je graag even bij!

Ben je nieuwsgierig wat de Brown Paper Audit voor jouw organisatie kan betekenen. Wil je weten wat er zo anders is dan een traditionele audit? De komende weken organiseren we een aantal webinars waar we je in 30 minuten even bijpraten over onze aanpak en visie op kwaliteitsmanagement. Leuk om te volgen en gelijk wat vragen te stellen! Aanmelden en meer informatie vind je terug op: brownpaperaudit.nl/webinar

Vereniging voor Hygiëne & Infectiepreventie in de Gezondheidszorg

Op woensdag 10 april zijn we gevraagd op het symposium van de Vereniging voor Hygiëne & Infectiepreventie in de Gezondheidszorg een korte toelichting te geven op onze manier van auditeren. Dit symposium is in Rijswijk en biedt een groot aantal leden inspiratie en inzicht de laatste ontwikkelingen van hun vakgebied.

Auditeren van Hygiëne en Infectie
Het thema hygiëne en infectie wordt veelal met korte (dagelijkse)checks getoetst. Natuurlijk zijn dit ook processen waar mensen met elkaar samenwerken en gedragsaspecten zo nu en dan prima belicht kunnen worden.

  • Waarom hebben we geen aandacht voor de hygiëne als dat nodig is?
  • Welke middelen missen we?
  • Welke afspraken zijn onhandig of niet helemaal helder voor iedereen?
  • Wat is de impact en risico als we het proces niet onder controle hebben en beseffen we dat genoeg?

In een Brown Paper Audit zijn dit prima vragen om in een brede setting met een team of afdeling te belichten. Een praktische auditvorm waar je niet alleen een audit mee ‘afvinkt’, maar tevens werkt aan de bewustwording van iedereen op dit gebied!

We zijn benieuwd naar het symposium, wellicht tot daar!

Misschien wel de leukste auditvorm!

De winter hebben we inmiddels bijna ingeruild voor het voorjaarszonnetje. Tijd om naar buiten te gaan en nieuwe ontdekkingen te doen.

Zo is het voorjaar ook altijd de start van een aantal evenementen. Zo’n 40 kwaliteitsprofessionals bezochten het Auditing Network Event. Een mooi evenement waar we dit jaar als hoofdspreker het thema: “Anders auditeren hoe doe je dat?” mochten toelichten.

In onze workshop hadden we de volgende uitdaging:

Kun je met 40 deelnemers één audit te doen?

Het antwoord is natuurlijk JA! Nu zouden we je niet direct aanbevelen deze aantallen voor jouw eigen audit uit te nodigen. Het vraagt nog meer in je rol als auditor om een groep op die manier te begeleiden (ook voor ons best pittig). Maar qua resultaten waren we enorm verrast!

Samen met elkaar hebben de deelnemers een processtap van het interne auditproces uitgewerkt. Daarbij hebben we inzichten opgehaald welke uitdagingen kwaliteitsmanagers zoal nog hebben aan te gaan:

  • Hoe neem je de rest van je organisatie mee?
  • Hoe krijg je meer betrokkenheid van de directie?
  • Hoe zorg ik voor veiligheid om de auditee te laten zeggen wat hij écht vindt?
  • Waar houdt mijn rol als auditor eigenlijk op

Wellicht herken je bovenstaande uitdagingen ook in jouw organisatie? Soms kan het kiezen voor een andere auditvorm daar enorm het verschil in maken.

Kies je voor altijd voor het traditionele audit-interview?
Of probeer je ook andere auditvormen uit?

Daarbij denken we natuurlijk niet alleen aan onze vorm maar ook: waarderend auditen, team-audits, meerdere auditees tegelijk of walking around-audit zijn de moeite waard om het eens ander te doen.

Nieuwsgierig welke meerwaarde een Brown Paper Audit heeft?
Op 11 april en 14 mei staan er weer twee kennismakingsworkshops gepland. Natuurlijk vertellen we je dan meer over onze aanpak, maar zie dit ook vooral als een moment voor jezelf als kwaliteitsmanager om te netwerken!

Met enthousiasme,

Emiel Kort / Jan-Bert van de Water
06-10877863  / 06-21538011

p.s. Ben je benieuwd welke tips/suggesties er gedeeld werden op het Auditing Network Event? Stuur even een berichtje, dan delen we de uitkomsten met je! 

Kwaliteitsmanagement… anders, anders en nog eens anders?

De afgelopen maanden verzorgden we diverse workshops onder andere op een tweetal grote events rondom kwaliteitsmanagement. Tijdens het Manual Master Congres 2018 gaven we een korte toelichting op onze manier van intern auditeren. Meer dan 120 kwaliteitsmanagers volgden een workshop over Risicoleiderschap, de Brown Paper Audit en Root Cause Analysis. Zeker een aanrader volgend jaar voor jou als kwaliteitsmanager!

Het valt ons de laatste tijd vaker op dat deelnemers een gedeelde wens hebben om kwaliteitsmanagement vooral anders in te richten of vorm te geven. Minder op het registeren, meer ingaan op principes. Loslaten van ‘nutteloze’ toetsmomenten en audits, en vooral de beleving rondom kwaliteitsmanagement weer de boventoon te laten voeren.

Gaat mijn ‘externe auditor’ dan ook anders auditen?
Nieuwe normen die opschuiven naar een ander beheersbaarheidsniveau vragen om aanpassingen in de manier waarop het certificeringsproces, het auditeren en rapporteren is vormgegeven.

Het valt ons op dat bovenstaande vraag vaker wordt opgenoemd en dat deze vraag vooral een beperking (of angst?) in het denkproces met zich meebrengt. Wat als de certificerende instantie mijn anders niet accepteert binnen de norm…. ook tijdens het laatste congres een heldere vraag.

Anders vraagt in onze ogen dan ook van alle betrokken partijen om mee te gaan in ontwikkelingen. Gelukkig krijgen steeds meer certificerende instanties door dat hun manier van auditen (eis = bewijs) niet altijd meer past. Een kwestie van tijd, wennen, experimenteren en vooral: durven loslaten!

We wilden jullie het voorblad hierboven van de ISO19011 normering in ieder geval niet onthouden. Volgens ons is het kwartje bij deze normontwikkelaars gevallen!

En hoe kan het dan anders?
De Brown Paper Audit voorziet inmiddels steeds meer organisaties met een frisse auditvorm die volledig aansluit op waar de laatste ontwikkelingen om vragen.
Anders begint met kennismaken, ontdekken en ervaren hoe onze aanpak werkt in de praktijk.

Nieuwsgierig? Schrijf je in voor de workshop of neem eens contact met ons op voor een Brown Paper Audit.

Met enthousiasme,

Emiel Kort / Jan-Bert van de Water
06-10877863 / 06-21538011

Auditing Network Event 2019

Een andere manier van auditen. Toen we hoorden dat dit het thema was van het Auditing Network Event 2019 wisten wij het zeker; daar moeten wij bij zijn!

Netwerken over audits

Het Auditing Network Event is een jaarlijks evenement rondom auditen. Dit jaar wordt het evenement gehouden op 19 maart in Veldhoven. Het evenement wordt georganiseerd door het Mikrocentrum gevestigd in Eindhoven. Dit jaar wordt alweer de 13de editie van dit grootse evenement georganiseerd.

Tijdens het Auditing Network Event is er ruimte om ervaring en kennis te delen met interne auditoren, kwaliteitsmanagers, afdelingshoofden en KAM-managers. Daarnaast maak je tijdens dit event kennis met andere manieren van auditeren. Een onderwerp dat ons in ieder geval op het lijf is geschreven.
Want wat is dat eigenlijk? Anders auditen? Een mooi streven, maar de toepassing in de praktijk blijkt vaak lastiger. Deze editie van het evenement word je als deelnemer geïnspireerd over andere manieren van auditen.

Praktijkinzichten en -voorbeelden

Op het evenement staan verschillende gastsprekers vanuit de praktijk. Ook zullen verschillende partijen inspirerende workshops houden. Brown Paper Audit zal aanwezig zijn om een workshop over een andere manier van auditen te verzorgen. In de workshop zal je als deelnemer kennis maken met de kracht van de Brown Paper Audit als auditvorm. Daarnaast nemen we je mee in hoe je de Brown Paper Audit zou kunnen implementeren in de auditcyclus en geven we concrete voorbeelden vanuit de praktijk. Dat beloofd een inspirerende dag te worden!

Laat je op het Auditing Network Event inspireren om aan de slag te gaan met andere manieren van intern auditen. Concrete handvaten worden aangereikt op het event om interne audits op een hoger niveau te brengen en meer bruikbare informatie te verzamelen. Deelname aan het Auditing Network Event 2019 bedraagt 295 euro exclusief BTW. Bekijk het programma en meld je hier aan voor dit evenement.

Toepassen binnen jouw auditcyclus

Kun je niet aanwezig zijn bij het Auditing Network Event 2019? Geen probleem. Brown Paper Audit organiseert vaker workshops waarbij je ervaring en kennis kunt uitwisselen met auditoren en kwaliteitsmanagers vanuit verschillende sectoren. In deze workshops nemen we je mee in onze manier van intern auditeren en hoe je deze auditvorm kunt implementeren in jouw auditcyclus. Wij bieden concrete handvaten om aan de slag te gaan met anders auditeren. Meld je hier aan voor de workshop of bekijk het volledige programma.

Wil je meer informatie over hoe de Brown Paper Audit binnen jouw organisatie zou kunnen worden toegepast? Aarzel dan niet om contact met ons op te nemen. Wij helpen je graag vrijblijvend verder om in 2019 meer inzicht en resultaat te behalen uit jouw interne audits.

Sandor Zentjes overleden

Met veel ongeloof ontvingen we afgelopen zondag 3 februari 2019 het bericht dat onze ‘topper’ Sandor Zentjes is overleden. Sandor mocht de afgelopen anderhalf jaar bij ons tijdens z’n stage en bijbaan aan de slag als projectmedewerker. Zonder hem zou Brown Paper Audit niet staan waar we nu staan als bedrijf en als team.

Nog geen anderhalve week geleden had Sandor bij ons z’n laatste werkdag om daarna met frisse energie aan zijn afstudeerstage bij GEA te starten. Helaas een avontuur wat hij niet meer zal afronden. Wij wensen de familie van Sandor enorm veel sterkte met dit verlies.

Namens het team,
Emiel, Jan-Bert, Niek, Marjolein en Jonny.