Auditor in Beeld – Jetske Smits-Filemon

Jetske Smits – Filemon werkt bij Zorgcentrum Het Bildt en is daar zeven jaar werkzaam als kwaliteitscoördinator. Zorgcentrum Het Bildt is een van de laatste zelfstandige verzorgingstehuizen op twee locaties gevestigd in Friesland. Het Bildt levert een breed scala aan zorg, zowel intramuraal als extramuraal. Ook de zorgvraag varieert bij het centrum van laag tot hoog. Het doel? De cliënt de beste zorg bieden die mogelijk is.
Wij spraken Jetske over haar functie als kwaliteitscoördinator in dit dynamische vakgebied, trends en ontwikkelingen in de zorg en over haar ervaring met anders auditeren.
Lees verder

Een kijkje achter de schermen: Robin Schilders deelt haar ervaring met de Brown Paper Audit

Bij Brown Paper Audit geloven we in de kracht van stagiaires en studenten. De frisse en scherpe blikken helpen ons als organisatie verder vooruit. Robin Schilders is een enthousiaste tweedejaars Bedrijfskunde studente aan de Avans Hogeschool in ’s-Hertogenbosch. Dit keer klopte Robin bij ons aan om een aantal dagen mee te kijken achter de schermen bij Brown Paper Audit. Die kans hebben wij niet laten liggen en we nodigde Robin uit om drie dagen met ons mee te lopen. Maar, wat vond Robin daar eigenlijk van?
Lees verder

Auditing Network Event 2019

Een andere manier van auditen. Toen we hoorden dat dit het thema was van het Auditing Network Event 2019 wisten wij het zeker; daar moeten wij bij zijn!

Netwerken over audits

Het Auditing Network Event is een jaarlijks evenement rondom auditen. Dit jaar wordt het evenement gehouden op 19 maart in Veldhoven. Het evenement wordt georganiseerd door het Mikrocentrum gevestigd in Eindhoven. Dit jaar wordt alweer de 13de editie van dit grootse evenement georganiseerd.

Tijdens het Auditing Network Event is er ruimte om ervaring en kennis te delen met interne auditoren, kwaliteitsmanagers, afdelingshoofden en KAM-managers. Daarnaast maak je tijdens dit event kennis met andere manieren van auditeren. Een onderwerp dat ons in ieder geval op het lijf is geschreven.
Want wat is dat eigenlijk? Anders auditen? Een mooi streven, maar de toepassing in de praktijk blijkt vaak lastiger. Deze editie van het evenement word je als deelnemer geïnspireerd over andere manieren van auditen.

Praktijkinzichten en -voorbeelden

Op het evenement staan verschillende gastsprekers vanuit de praktijk. Ook zullen verschillende partijen inspirerende workshops houden. Brown Paper Audit zal aanwezig zijn om een workshop over een andere manier van auditen te verzorgen. In de workshop zal je als deelnemer kennis maken met de kracht van de Brown Paper Audit als auditvorm. Daarnaast nemen we je mee in hoe je de Brown Paper Audit zou kunnen implementeren in de auditcyclus en geven we concrete voorbeelden vanuit de praktijk. Dat beloofd een inspirerende dag te worden!

Laat je op het Auditing Network Event inspireren om aan de slag te gaan met andere manieren van intern auditen. Concrete handvaten worden aangereikt op het event om interne audits op een hoger niveau te brengen en meer bruikbare informatie te verzamelen. Deelname aan het Auditing Network Event 2019 bedraagt 295 euro exclusief BTW. Bekijk het programma en meld je hier aan voor dit evenement.

Toepassen binnen jouw auditcyclus

Kun je niet aanwezig zijn bij het Auditing Network Event 2019? Geen probleem. Brown Paper Audit organiseert vaker workshops waarbij je ervaring en kennis kunt uitwisselen met auditoren en kwaliteitsmanagers vanuit verschillende sectoren. In deze workshops nemen we je mee in onze manier van intern auditeren en hoe je deze auditvorm kunt implementeren in jouw auditcyclus. Wij bieden concrete handvaten om aan de slag te gaan met anders auditeren. Meld je hier aan voor de workshop of bekijk het volledige programma.

Wil je meer informatie over hoe de Brown Paper Audit binnen jouw organisatie zou kunnen worden toegepast? Aarzel dan niet om contact met ons op te nemen. Wij helpen je graag vrijblijvend verder om in 2019 meer inzicht en resultaat te behalen uit jouw interne audits.

Auditmethode brengt kwaliteit in organisaties op hoger niveau

De Brown Paper Audit is een nieuwe auditmethode waarmee denkkracht in organisaties wordt geactiveerd en positieve energie wordt omgezet in daadkrachtige verbeteringen. Door toepassing van de audit worden kwaliteit en samenwerking in een organisatie naar een hoger niveau getild.

Emiel Kort, Jan Bert van de Water en Niek Verkade ontwikkelden de Brown Paper Audit.

Kwaliteit managen

Emiel Kort legt uit wat de methode bijzonder maakt en hoe organisaties vaart kunnen brengen in het managen van kwaliteit.

‘Met de Brown Paper Audit worden mensen die met elkaar samenwerken uitgenodigd om processen en onderliggende procedures in groepsverband uit te werken en te toetsen aan de praktijk’, zegt Emiel. ‘Daarbij verschuift de focus van controleren naar actief verbeteren.’

Uitgangspunt is dat via de audit een proces wordt uitgewerkt door de mensen die er mee werken. De groep doorloopt een aantal stappen om verbeterkansen te benoemen en om te zetten naar doelen en acties die zij zelf oppakken.

Emiel: ‘De praktijk toont aan dat traditionele auditvormen soms te weinig ruimte bieden om HLS-thema’s als leiderschap, verbetering van proces en resultaat en communicatie op een effectieve manier bespreekbaar te maken. Brown Paper Audit biedt die ruimte wel en verlaagt de drempel voor collega’s om mee te doen.’

Medewerkers zich eerder betrokken

Door de ongedwongen aanpak voelen medewerkers zich eerder betrokken en kunnen vanuit hun expertise en ervaring bijdragen aan verbetering. Het maakt dat de audit geen moeten, maar willen wordt.

De ruim 200 bedrijven die tot nu toe kennis hebben gemaakt met de Brown Paper Audit richten hun auditcyclus anders in. Emiel: ‘Zij wisselen
 de klassieke audit af met de Brown Paper-systematiek. De methodes versterken elkaar. De eerste in feitelijkheden en bewijzen en Brown Paper Audit in het vinden van oorzaken die de organisatie in staat stelt zich continu te verbeteren.’

De Brown Paper Audit voltrekt zich met een vel bruin papier, stiften en een stapel post-its. Met deze hulpmiddelen en een concreet stappenplan kunnen de deelnemers hun gedachten, wensen en gevoelens kwijt. En dat werkt ook in dit digitale tijdperk.

Laagdrempelig

Emiel Kort: ‘Onze aanpak maakt het laagdrempelig. We hebben het digitaal geprobeerd, maar dat komt neer op met z’n allen staren naar een scherm. Papier, stiften en post-its maken de audit actief en daarmee dynamisch. De digitale middelen van nu zijn nog niet zo zover ontwikkeld om dezelfde beleving te creëren.’

De bedenkers van Brown Paper Audit constateren dat steeds meer organisaties toe zijn aan vernieuwing. Bedrijven die al geruime tijd zijn gecertificeerd, komen stil te staan als het aankomt op het intern toetsen van kwaliteitssystemen.

Emiel: ‘Kwaliteitsfunctionarissen zijn afhankelijk van input uit de organisatie. De afstand tussen kwaliteitsmanagement en de business zien we steeds groter worden. We horen kwaliteitsmensen zeggen dat ze behoefte hebben aan vernieuwing en verfrissing om het werk leuk te houden voor zichzelf en de organisatie.’

Omgaan met discussies en emoties

Brown Paper Audit biedt medewerkers tijd en ruimte uitgebreid met elkaar in gesprek te gaan, zaken te bespreken en zich hardop af te vragen hoe de kwaliteit van de organisatie kan worden verbeterd.

Emiel: ‘Goede begeleiding helpt structuur aan te brengen en om te gaan met weerstand en emoties. Dat zijn gevoeligheden die besproken moeten worden als je kwaliteit wilt verbeteren. Bij taaie kwesties kunnen mensen dichtklappen. Maar bedrijven laten zich daardoor niet afschrikken. Goede begeleiding maakt het verschil. Dat vraagt om andere vaardigheden dan die voor een klassieke audit zijn vereist.’

Zelf ervaren

Dit artikel kun je ook lezen op de website van Manual Master. Nieuwsgierig geworden? Je kunt deze verfrissende auditmethode zelf ervaren in de workshop gegeven door Brown Paper Audit. De laatste workshop van dit jaar wordt gegeven op 10 december en er zijn nog maar een paar plekken beschikbaar. Lees meer over de workshop of meld je aan!

De grootste uitdagingen rondom interne audits

We zien steeds vaker dat organisaties te maken hebben met soortgelijke uitdagingen rondom audits en kwaliteitsmanagement. In de start van onze workshops delen de deelnemers hun ervaringen met elkaar. Mooie gesprekken over waar kwaliteitsmanagement als een zonnetje loopt, maar de zon schijnt immers niet overal…

 

“Vaak heb ik het gevoel dat ik binnenstap als controleur,
iedereen begrijpt toch dat dit niet het doel is van kwaliteitsmanagement”

“Hoe krijg ik mijn collega’s weer mee in de gedachte dat kwaliteit
niet van onze afdeling is, maar juist ook van hun!?”

“Als ik heel eerlijk ben, dan zijn interne audits bij ons
meer gedoe en gezeur. Onze interne auditcyclus ligt stil…”

 

Wij helpen deze mensen graag bij deze uitdagingen met nieuwe inzichten en ondersteuning. Waar liggen de kansen om de status quo om te buigen naar daadwerkelijk verbeteren? Onze nieuwe manier van auditeren is daarin slechts één mogelijkheid. Ook wij zien in dat het beheren van een kwaliteitssysteem wordt beïnvloed door meerdere factoren.

In deze factoren schuilen wel het succes of de frustraties van onze deelnemers. De grootste uitdagingen waarin wij klanten vooruit helpen gaan over:

  • Kwaliteitsmanagement versus de ‘waan van de dag’
  • Wel een afspraak en geen prioriteit
  • Discussies over uitkomsten in plaats over de oplossing
  • De business ondersteunen bij het continu verbeteren

Herken je een aantal van bovenstaande uitdagingen in jouw vakgebied of in jouw organisatie? Ben je op zoek naar een aanpak die je collega’s weer mee laten denken als het gaat om kwaliteitsmanagement?

We zien je graag tijdens een van onze workshops of trainingen die we komende maanden organiseren!

Een beetje post-it plakken kan toch iedereen!?

De meeste lezers op onze website zijn innovatief en nieuwsgierig ingesteld. Ze zijn op zoek naar vernieuwing, verfrissing of naar een manier hoe audits anders kunnen!

Mensen die voor het eerst kennismaken met ons tijdens onze workshop delen die nieuwsgierigheid. De eerste vragen die we steevast krijgen gaan vooral over: ‘Bruin papier en een beetje post-it plakken, hoe moeilijk kan dat nu toch zijn!?’

De deelnemers aan onze workshop en trainingen weten inmiddels dat de clou niet zit in het beplakken van bruin papier of in het noteren van procestaken, verbeterwensen of risico’s op een post-it . De toegevoegde waarde zit vooral in de begeleiding van de auditor die de Brown Paper Audit leidt.

Juist in onze aanpak hebben we aandacht voor dit begeleidingsproces. Die begeleiding vraagt om het omgaan met groepsdynamiek en vragen zoals:

  • Wat is een goede timing van de sessie?
  • Hoe ga je om met discussies?
  • Wanneer grijp je in en wanneer niet?
  • Welke vragen helpen op welk moment?
  • Hoe stuur je naar concrete en realistische acties?

In onze auditbegeleiding, workshops en trainingen zoomen we uitgebreid in op bovenstaande vragen. Daarmee helpen we jou als auditor aan antwoorden zodat je uiteindelijk deze frisse auditvorm in jouw werkomgeving beter kunt toepassen.

Geloof jij ook dat een Brown Paper Audit veel meer is dan een beetje post-its plakken? Dan zien we jou graag terug op één van onze workshops of trainingen. Ben je nou niet overtuigt? Meld je dan aan voor één van onze inspiratieworkshops, waar onze aanpak jou zeker zal verrassen!

Dezelfde auditvorm = steeds hetzelfde resultaat

Naarmate het aantal afgenomen audits groter wordt, begint de output akelig veel op elkaar te lijken. Hoe gek is het eigenlijk dat je met dezelfde auditvorm andere of nieuwe resultaten wil behalen? Zo werkt het in het dagelijkse leven immers ook niet. Medewerkers hebben er juist baat bij geprikkeld te worden hun bevindingen over het verloop van een proces te uiten. Dit kan een kwestie zijn van de juiste auditvorm kiezen en daarbij hoort ook de juiste vragen stellen.

Het wordt ons steeds meer duidelijk dat onze aanpak niet alleen betrokkenheid onder werknemers creëert, maar dat er ook andere resultaten boven water komen. Zo hoorden wij onder andere het volgende van een van de deelnemers aan de Brown Paper Methode:

“De Brown Paper Audit is een nieuwe en enthousiaste manier van auditeren, waarbij je andere inzichten krijgt in een proces. Op de Brown Paper komt een proces veel duidelijker tot zijn recht en de Brown Paper geeft gelijk een beeld wat goed gaat en wat beter zou kunnen in dit proces. Dit in tegenstelling tot het mondeling bespreken van een proces.”

Voor ons een groot compliment. Deze uitspraak pakt meteen ook de essentie van onze kijk op kwaliteitsmanagement. Kwaliteit gaat verder dan het certificaat aan de muur; kwaliteit is herkennen en erkennen waar verbeteringen mogelijk zijn en de stappen zetten om deze door te voeren!